+48 796 869 475
info@elite-expo.pl
św. Franciszka z Asyżu 69/2
93-479 Łódź, Polska
Etykieta w biznesie
„Uprzejmość nic nie kosztuje, a kupić można wszystko”. Lady Mary Wortley Montagu
„Etykieta biznesu jest zbiorem zasad, właściwych zachowań w życiu zawodowym i społecznym. Jest to międzynarodowo uznany system kurtuazji i form, który służy tworzeniu, utrzymaniu i normowaniu stosunków międzyludzkich w sytuacjach służbowych. (…) U jej podstaw leżą trzy najważniejsze zasady:
- Zasada dostosowania, która reguluje różnice w interpretacji etykiety w krajach o innej kulturze. Według tej zasady, po przekroczeniu granicy obcego państwa należy się dostosować do kultury tego państwa (…).
- Zasada precedencji (pierwszeństwa), której postawą jest ranga i status, a nie wiek i płeć (to podstawowa różnica między etykietą towarzyską a etykietą biznesu).
- Szacunek dla innych, z którym związane są praktycznie wszystkie zasady etykiety. Służyć mają one bowiem okazywaniu szacunku drugiemu człowiekowi”. [1] Pamiętaj, że etykieta biznesowa nie uznaje płci ani wieku.
PIERWSZE WRAŻENIE
W dzisiejszych czasach znajomość zasad savoir-vivre jest kluczowa, by nie rzec – niezbędna – do funkcjonowania w świecie biznesu. Menedżerowie, których zajmują się sprzedażą doskonale wiedzą, że pierwsze wrażenie jest najważniejsze. To jak zaprezentujesz siebie może mieć znaczący wpływ na relacje biznesowe, a za co za tym idzie na zawarcie intratnych kontraktów czy umów. Dlatego pamiętaj, że pierwszego wrażenia nigdy nie powtórzysz. To ono kształtuje stosunek do Ciebie i firmy. Oznacza to, że masz dosłownie kilka sekund na wywarcie pozytywnego wrażenia na nowopoznanym partnerze biznesowym, ponieważ zostanie ono zapisane w umyśle Twoich rozmówców i będzie stosowane jako kryterium porównania dla wszystkich późniejszych kontaktów z Tobą. Jeśli zrobisz dobre pierwsze wrażenie przez ten pryzmat będą oceniane Twoje późniejsze zachowania, dopóki nie popełnisz strasznej gafy. Natomiast, gdy pierwsze wrażenie nie będzie najlepsze, będziesz musiał dużo się napracować, by naprawić negatywny wizerunek. Konkurencja na rynku jest coraz większa, a cena produktów w wielu przypadkach przestała być decydującym argumentem. Coraz ważniejszy staje się człowiek i relacje z nim, dlatego Twoje zachowanie ma istotny wpływ na postrzeganie Ciebie, Twojej firmy i samej oferty. Amerykańskie powiedzenie mówi, że “dobry savoir-vivre to dobry biznes”. Jest to złota zasada, którą powinieneś się kierować w życiu zawodowym.
POWITANIE
Etykieta biznesowa zakłada, że osoba zajmująca niższe stanowisko powinna okazać szacunek osobie zajmującej wyższe miejsce w hierarchii mówiąc „dzień dobry”. I tak pracownik firmy pierwszy powinien okazać szacunek klientowi, gdyż klient jest wyższy rangą. Pamiętaj, że dotyczy to wszystkich pracowników firmy, nawet szefa wszystkich szefów, bo to klient jest najważniejszy, od niego zależy funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jeśli właściciel stawia się ponad nim, jest to nie tylko nietaktowne, ale krótkowzroczne.
PODAWANIE DŁONI
Odwrotna zasada obowiązuje w przypadku podawania ręki – w pracy – niezależnie od płci – to osoby wyższe rangą i stanowiskiem jako pierwsze podają dłoń na powitanie. W relacjach biznesowych panie, tak samo jak panów, witamy uściskiem dłoni – nie pocałunkiem w rękę. Pamiętaj! Klient jako ważniejszy inicjuje podanie ręki i to on decyduje, w którym momencie to uczyni. Prawidłowy uścisk dłoni powinien być ciepły, serdeczny, zdecydowany i krótki oraz trwać nie dłużej niż 5 sekund. Pamiętaj, że podając dłoń, należy nawiązać umiarkowany kontakt wzrokowy (utrzymywany przez 5–10 sekund), przyjmując postawę ciała lekko pochyloną do przodu. Sposób w jaki się witasz, bardzo dużo mówi o Tobie i Twoim charakterze. I tak np. zwiędła dłoń tzw. śnięta ryba świadczy o braku pewności siebie i nieśmiałości, takie osoby odbierane są, jako słabsze. Zbyt mocny uścisk, może sprawić ból, a autorem takiego uścisku są osoby pełne kompleksów i słabe psychicznie, mają one wewnętrzną potrzebę pokazania, że jest zupełnie inaczej. Ważne jest również to, by Twoja dłoń nie była zimna i wilgotna, bo jest to po prostu nieprzyjemne, powinna być sucha i czysta.
Gościa zawsze witaj na stosiku z uśmiechem, a po powitaniu wskaż miejsce przy stoliku. Ważna jest tutaj zasada prawej strony, czyli przyjmowania pozycji tak, by osoba ważniejsza – gość – znalazła się po Twojej prawej stronie. Po krótkiej wymianie zdań zaproponuj klientowi coś do picia. Zanim przejdziecie do meritum spotkania, porozmawiajcie na neutralne tematy, by rozluźnić atmosferę. Jeśli chcesz się pożegnać, to powinieneś podejść do gości, niedopuszczalne jest podawanie ręki przez stół.
PRZEDSTAWIANIE
Przedstawianie osób w biznesie odbywa się zgodnie z zasadami precedencji, czyli pierwszeństwa wynikającego w rangi i statusu. W przeciwieństwie do etykiety towarzyskiej płeć nie ma wpływu na kolejność przedstawiania. Osoba o wyższym stanowisku ma pierwszeństwo przed tą o niższym. Oznacza to, że osobie wyższej rangą przedstawiamy osobę o niższej randze, np. panie prezesie, pozowali pan, że przedstawię panią Ilonę Jankowską, kierownik działu marketingu w firmie XYZ. Pan Jan Kowalski, prezes zarządu firmy XYZ. W przypadku relacji z klientem, to on powinien być najważniejszy, bez względu na jego stanowisko, dlatego, np. dyrektora czy kierownika zawsze przedstawiamy klientowi, w myśl zasady „klient nasz pan”.
Znajomość zasad etykiety biznesowej pozwoli Ci na uniknięcie niezręcznej sytuacji czy popełnienie błędu, a postawi Cię w pozytywnym świetle jako osobę obytą, znającą zasady savoir-vivre.
Bibliografia:
M.Gębarowski, „Współczesne targi. Skuteczne narzędzie komunikacji marketingowej”.
A.Jarczyński, „Etykieta w biznesie”.
I.Kamińska-Radomska, „Etykieta biznesu czyli międzynarodowy język kurtuazji”.
[1] I.Kamińska-Radomska, „Etykieta biznesu czyli międzynarodowy język kurtuazji”, s. 11.
Jak wyróżnić się na targach? cz. 2
Targi należą do najważniejszych spotkań branżowych. Dlatego powinien się na nich zaprezentować jak najlepiej. A stoisko to jeden z najważniejszych elementów obecności na targach. To wizytówka Twojej firmy, która w bardzo dużej mierze decyduje o tym, czy odwiedzający zainteresują się Twoją ofertą. Aby tak się stało, musisz sumiennie przygotować się do targów. Twoje stoisko powinno przede wszystkim wyróżniać na tle innych. Może intrygować odwiedzających swoim rozmiarem, kształtem, innowacyjnymi rozwiązaniami, minimalizmem czy żywymi barwami.
Wystawcy bardzo często przed targami zastanawiają się, który rodzaj zabudowy będzie dla nich najlepszym rozwiązaniem. Każdemu zależy na tym, by wyróżnić się na tle innych stoisk, by to właśnie ich stoisko zapadło w pamięci klientom. Klienci to wzrokowcy i to, co zauważą na stoisku będą utożsamiać z wizerunkiem firmy.
WARIANTY ZABUDOWY
Realizator zabudowy lub organizator mogą polecić Ci kilka rodzajów zabudowy powierzchni wystawienniczej. Najtańszym i najprostszym rozwiązaniem, które można zamówić także u oragnizatora, jest standardowy systemem wystawienniczy, tzw. „oktagonalny”. Podstawą konstrukcji są ścianki w kolorze białym o wymiarach 1,00 x 2, 50 m, a standardowe wyposażenie najczęściej obejmuje fryz z nazwą firmy, wykładzinę, oświetlenie, przyłącze elektryczne. Dodatkowo możesz wypożyczyć: stoliki, krzesła, regały, witryny, podesty. Natomiast standardowe stoisko może przestać nim być, jeśli zdecydujesz się, np. na przewyższenie stoiska, wyklejanie ścian grafiką, zawieszenie banerów czy wstawienie wygodnych mebli – sof, foteli. Jeśli nie masz doświadczenia w tej materii, radą na pewno będzie służył Ci organizator.
Zalety: niska cena, oszczędność czasu – ten rodzaj zabudowy możesz zamówić u organizatora, możesz zastosować niestandardowe rozwiązania
Wady: mała indywidualizacja zabudowy, elementy zabudowy wykorzystywane są wielokrotnie przez to mogą być widoczne ślady użytkowania.
W ramach stoisk systemowych wykorzystywane są też takie typy zabudowy, jak Maxima, Maxima Light czy Tristar. Maxima to profile aluminiowe, które pozwalają na budowę rozbudowanych stoisk targowych powyżej 2,5 m, najważniejszą kwestią jest to, że nie widoczny jest system i stoisko targowe nabiera bardziej ekskluzywnego wygląd. Tristar to system oparty na kratownicach o przekroju trójkątnym oraz kwadratowym umożliwiający budowanie stoisk targowych dość niskim kosztem, ale za to bardzo efektownych. Konstrukcja tak pozwala na tworzenie wysokich konstrukcji. Możliwości tego systemu targowego są praktycznie nieograniczone, w zależności od preferencji może występować jako aluminium polerowane lub matowe.
Zalety: ciekawsze możliwości aranżacyjne i większa identyfikacja stoiska, stoiska mogą mieć aż 7 m wysokości, możliwość wielokrotnego wykorzystania
Wady: wyższe koszty wykonania niż w przypadku tzw. okty, w przypadku wielokrotnego zastosowania ekspozycja może okazać się nieodpowiednia podczas innych wystąpień
Znacznie bogatsze możliwości aranżacyjne oferują stoiska autorskie tworzone w oparciu o indywidualne projekty zabudowy. W przypadku takich stoisk nie występują praktycznie żadne ograniczenia, a zakres materiałów, na których można oprzeć konstrukcję jest bardzo szeroki. Najczęściej wykorzystuje się: lite drewno, wyroby drewnopodobne (np. płyty MDF), płyty kartonowo-gipsowe, płyty wiórowe, tworzywo sztuczne, metal czy szkło akrylowe. W przypadku tych stoisk jedynym ograniczeniem jest wyobraźnia i finanse. Rynek oferuje wiele innowacyjnych rozwiązań, takich jak podłoga interaktywna, diodowa, infokioski czy totemy mulimedialne, ekran mgłowy, które mogą stać się magnesem przyciągającym na Twoje stoisko, ale o nich w następnym numerze.
Zalety: brak ograniczeń materiałowych oraz konstrukcyjnych, dostosowanie formy stoiska do koncepcji marketingowej firmy, wyróżnienie się na tle innych stoisk, brak standardów
Wady: wysokie koszty zabudowy, konstrukcja z reguły wykorzystywana jest jednorazowo.
Kolejne możliwe rozwiązanie to zakup szybko rozkładalnego systemu wystawienniczego lub mobilnego stoiska targowego. Taka ekspozycja może zostać rozłożona przez Twoich pracowników w ciągu kilkunastu minut (w przypadku stoiska mobilnego – w czasie kilku godzin). Podstawowe elementy takiej formy zabudowy to ścianki wystawiennicze (proste lub łukowe) z wymiennymi planszami graficznymi. Ponadto w uzupełnieniu wyposażenia stoiska stosuje się: mostki z podświetleniami, słupy pasażowe, trybunki, rolety oraz półki na ulotki.
Takie rozwiązanie jest bardzo korzystne dla firm, które często wystawiają się na targach bądź wystawach, natomiast jego wadą jest to, że Twoje stoisko będzie ciągle takie same, pomimo możliwości zmiany grafik, a konkurencji będzie się zmieniać.
Zalety: najczęściej jest Twoją własnością, co umożliwia wielokrotne użycie, nieduży ciężar i niewielka objętość po złożeniu, łatwy i szybki montaż,
Wady: wysoki jednorazowy koszt zakupu, montaż po stronie wystawcy
REALIZATOR ZABUDOWY
Stoisko to Twoja wizytówka, dlatego warto popracować nad ciekawym projektem i znaleźć wykonawcę, który specjalizuje się właśnie w budowie stoisk targowych. To bardzo specyficzne konstrukcje, których przygotowywanie wymaga fachowej wiedzy i dużego doświadczenia. Decydując się na wybór realizatora zabudowy powinieneś kierować się nie tylko ceną, ale również: doświadczeniem, dotychczasowymi realizacjami, opiniami, różnorodnością zastosowanych rozwiązań, jakością wykorzystanych materiałów. Aby realizator zabudowy mógł przygotować projekt, który spełni Twoje oczekiwania, musi otrzymać od Ciebie szereg informacji. Najważniejsza z nich to wysokość budżetu, czas realizacji projektu (przygotowanie projektu, wykonanie stoiska i logistyka), informacja o Twojej firmie i ofercie produktowej (założenia systemu identyfikacji wizualnej, pozycja na rynku oraz główni konkurenci), charakter targów (zasięg i prestiż wydarzenia) założenia dotyczące aktywności targowej (cele udziału w targach, grupa docelowa, motyw przewodni), uwarunkowania dotyczące ekspozycji (lokalizacja, wielkość i typ stoiska, techniczne warunki zabudowy określone przez organizatora, plany dotyczące powtórnego wykorzystania stoisk), zakres działań marketingowych prowadzonych na stoisku (liczebność personelu, rodzaj wykorzystywanych materiałów reklamowych). Jeśli nie masz sprawdzonego realizatora zabudowy, spytaj o niego organizatora targów, on na pewno poleci Ci kilka firm, byś mógł porównać ofertę.
| Jeśli debiutujesz na targach, obejrzyj zdjęcia, materiały wideo z podobnych wydarzeń i zobacz, jak wyglądają stoiska. Zauważ, że spora część z nich nie różni się zbytnio od siebie. Nie popełniaj tego samego błędu i zadbaj o to, aby Twoje stoisko wyróżniało się na tle konkurencji. |
Źródło: M.Gębarowski, Współczesne targi.: Skuteczne narzędzie komunikacji marketingowej
Jak wyróżnić się na targach? cz. 1
Cała tajemnica sukcesu targowego tkwi w ludziach. Według badań 60% potencjalnych klientów odchodzi od stoiska, jeśli jego personel nie nawiąże z nimi kontaktu w ciągu jednej minuty. Dlatego zabierzcie na targi wykwalifikowany, profesjonalny i uśmiechnięty zespół.
Targi to gra zespołowa, dlatego warto wybrać najlepszy personel, wyselekcjonowany pod kątem umiejętności zawodowych oraz cech interpersonalnych. Doświadczenie, profesjonalizm i zaangażowania to słowa klucze przy wyborze pracowników na targi. Osoby, które będą reprezentować firmę muszą doskonale znać ofertę, a także posiadać niezbędne umiejętności interpersonalne takie, jak: łatwość nawiązywania kontaktów, otwartość, elastyczność czy praca zespołowa. To ostatecznie bowiem przedstawiciele firmy albo zachęcą do zatrzymania się przy stoisku, zapoznania się z ofertą, nawiązania współpracy czy złożenia zamówienia albo nie. Według badań 60% potencjalnych klientów odchodzi od stoiska, jeśli jego personel nie nawiąże z nimi kontaktu w ciągu jednej minuty. Dlatego przygotowując się do targów postawcie przede wszystkim na ludzi, bo to oni będą wizytówką Waszej firmy i to dzięki nim możecie odnieść sukces lub wiele stracić w oczach konkurencji i Waszych klientów. Uśmiech i profesjonalizm są zdecydowanie lepiej postrzegane przez odwiedzających niż chowanie się za monitorem komputera.
Niestety, wielu odwiedzających twierdzi, że pracownicy nie wsłuchują się w ich potrzeby. A dzieje się tak dlatego, że personel często jest zmuszany do wyjazdu na targi. Ich negatywne nastawienie przekłada się na rozmowy z potencjalnymi klientami, a to skutkuje brakiem zainteresowania ofertą przez odwiedzających. A wynika to z kilku rzeczy: pracownicy czują się na targach niekomfortowo, ponieważ nie jest to ich naturalne środowisko pracy, często nie posiadają potrzebnej wiedzy oraz umiejętności. Dlatego najważniejsze jest odpowiednie wyszkolenie osób odpowiedzialnych za stoisko. Każda reprezentant firmy powinien wcześniej poznać cele udziału w targach, projekt stoiska i mieć przydzielone szczegółowe zadania.
Każdy pracownik powinien znać:
- cele udziału w targach – (więcej informacji na temat celów udziału w targach we wrześniowym numerze Rynku Zoologicznego)
- ofertę firmy wraz z charakterystyką i właściwościami produktów
- profil potencjalnych klientów
- działania promocyjne (zarówno przed, jak i w trakcie imprezy)
- aktywności firmy podczas targów
- specjalną ofertę targową – rabaty
- mocne i słabe strony konkurencji itp.
Bardzo ważnym zadaniem jest rozdzielenie obowiązków między pracowników, ponieważ w dużej mierze definiuje to, w jaki sposób Wasze stoisko będzie odbierane przez klientów. Każdy przedstawiciel firmy musi bardzo dobrze wiedzieć, za jakiego rodzaju kwestie jest odpowiedzialny tak, by podczas kontaktu z klientem nie powstał niepotrzebny chaos. Zgrany zespół sprawnie obsłuży odwiedzających, zadba o sporządzenie notatek i będzie czuł się odpowiedzialny za to, co się dzieje na bieżąco na stoisku. Dlatego wybierzcie na targi osoby, które potrafią ze sobą współpracować i szybko się komunikować.
Każdy pracownik powinien umieć w prosty i przystępny sposób przedstawić ofertę firmy, a także dostosować ilość informacji do danej sytuacji. Jeśli przy stoisku jest wiele osób wówczas informacja powinna być krótka i zwięzła. Z kolei, jeśli czasu jest więcej to pracownik firmy może bardziej szczegółowo opowiedzieć o oferowanych produktach. Umiejętność dopasowania się do sytuacji jest więc bardzo istotna. Zadbajcie również o to, aby informacje były przedstawiane w sposób profesjonalny. Chociaż udzielanie informacji to absolutna podstawa na targach, niedopilnowanie tak oczywistej sprawy, może doprowadzić do negatywnego odbioru Waszej firmy.
Skład i wielkość zespołu targowego w dużej mierze zależy od powierzchni stoiska. Natomiast bez względu na metraż na każdym stoisku powinny znaleźć się osoby decyzyjne oraz handlowcy, którzy przedstawią ofertę firmy, zaprezentują produkty, a przede wszystkim będą prowadzić rozmowy biznesowe. Ważna jest również osoba odpowiedzialna za planowanie oraz organizację pracy personelu, a także za nadzorowanie przebiegu wystąpienia targowego. Warto zadbać także o osoby, które wyczerpująco odpowiedzą na pytania techniczne. W przypadku dużych stoisk doskonale sprawdzi się recepcjonistka, która powita gości oraz pokieruje ich do właściwych osób. Jeśli w firmie są stażyści bądź praktykanci, warto zabrać ich na targi jako pomocników do wykonywania zadań zleconych przez pozostałych członków zespołu. To, że obsługa stoiska targowego to kluczowa kwestia, nie ulega już wątpliwości. Zdarza się jednak, że Wystawcy idą na łatwiznę i zatrudniają hostessy, uważając, że rozwiążą problem niskim kosztem. Wynajęcie osoby, która nie zna oferty firmy poza tym, że jest, wywołuje u odwiedzającego poczucie, że jako klient jest on nieważny. Hostessy za to doskonale sprawdzą się przy roznoszeniu ulotek.
Ubiór personelu na stoisku niewątpliwie jest jednym z elementów, który buduje ogólne wrażenie u odwiedzającego. Niektóre elementy stroju powinny być związane z kolorystyką czy elementami identyfikacji wizualnej firmy, na przykład krawat lub apaszka. Ciekawym rozwiązaniem są firmowe koszulki. Odwiedzający powinien łatwo rozpoznać kto tu obsługuje stoisko, a kto jest kolejnym odwiedzającym. Trzeba pamiętać, że 85% konsumentów w pierwszej kolejności kojarzy markę z kolorami.
Cele ekonomiczne i wizerunkowe udziału w targach
Głównym celem działalności każdego przedsiębiorstwa jest dążenie do zdobycia jak najlepszej pozycji rynkowej, a tym samym maksymalizacja zysków. Niestety żadna firma nie działa w próżni, a sam proces budowania silnej marki oraz pozycji rynkowej jest trudny i długotrwały. W dzisiejszych czasach, aby osiągać zakładane cele, konieczne jest stosowanie przemyślanych i zintegrowanych działań promocyjnych. Do takich zadań zalicza się udział w wydarzeniach targowych.
Jednym z najważniejszych celów targów jest konfrontacja sfery podażowej ze strefą popytową, a także umożliwienie przedsiębiorcom łatwiejszego znalezienia partnerów biznesowych do zawarcia kontraktów. Przed podjęciem ostatecznej decyzji o udziale w targach, konieczne jest jasne określenie celów. Cele te muszą wynikać z całościowych planów marketingowych firmy, które powinny, z dużym wyprzedzeniem, określać potrzebę uczestnictwa w wydarzeniu targowym. SPRZEDAŻ i BUDOWANIE WIZERUNKU MARKI to słowa klucze, na podstawie których firmy powinny wyznaczyć główne CELE udziału w targach.
CELE EKONOMICZNE:
Cele biznesowe realizowane poprzez udział w targach można podzielić na ekonomiczne i wizerunkowe. Te pierwsze związane są ze zwiększeniem rentowności przedsiębiorstwa, a najważniejsze z nich to: inicjowanie procesu sprzedaży poprzez finalizowanie bądź zawieranie umów handlowych, znalezienie nowych grup docelowych i poznanie ich preferencji, uaktualnienie bazy danych klientów, nawiązanie kontaktów z potencjalnymi klientami oraz spotkanie z obecnymi kontrahentami. Do istotnych celów ekonomicznych wyznaczanych przez wystawców należą także: wprowadzenie na rynek i wypromowanie nowe produktów, zapoznanie się z trendami panującymi w branży czy przeprowadzenie badań rynku i konkurencji. Dzięki targom można także zrealizować cele kadrowe – zwiększyć kompetencje obecnego personelu, przeszkolić nowy czy znaleźć pracowników znających daną branżę.
CELE WIZERUNKOWE:
Wraz ze wzrostem znaczenia masowych środków przekazu, coraz większe znaczenie ma także wizerunek przedsiębiorstwa. Klienci kupują głównie własne wyobrażenia o korzyściach z danego dobra czy usługi. Promocja oferty na targach dodatkowo wzmaga popyt, a komunikacja z potencjalnym klientem pozwala na pozytywną opinię o producencie. Budowanie i wzmocnienie wizerunku przedsiębiorstwa w świadomości konsumentów oraz demonstrowanie obecności firmy na rynku to bardzo ważne aspekty udziału w targach. Oznacza to, że targi należy traktować jako środek komunikowania, który powinien być płynnie wkomponowany w strategię promocyjną przedsiębiorstwa. Do celów wizerunkowych wyznaczanych przez Wystawców należą także: prezentacja nowych produktów i przedsiębiorstwa na tle konkurencji, wsparcie działań marketingowych czy edukowanie konsumentów przez zaprezentowanie zastosowania oferty. Wydarzenia targowe są doskonałą okazją do utrzymania dobrych relacji z mediami, sprawdzenia skuteczności dotychczasowych kampanii marketingowych, a także obserwowania działań i stoisk konkurencji, które mogą być inspiracją dla przedsiębiorstwa w przyszłości.
WYZNACZ CELE METODĄ S.M.A.R.T
Wielu wystawców jednak nie stawia sobie konkretnych celów handlowych, zapominając, że ich precyzyjne wskazanie jest ważnym etapem procesu przygotowania wystąpienia targowego. Determinują one bowiem w znacznym stopniu wybór targów oraz charakter ekspozycji, są także ważnym punktem odniesienia przy pomiarze uzyskanych efektów. Przedsiębiorstwo może sprawdzić, czy zadania określone przed rozpoczęciem imprezy były realistyczne, czy dokonano wyboru właściwych targów od ich realizacji. Ustalenie celów udziału w targach to jedna z najważniejszych decyzji, jaką należy podjąć w ramach aktywności wystawienniczej. Zdefiniowane cele powinny być: wewnętrznie spójne, określone ilościowo, mierzalne i realistyczne. Warto tutaj wykorzystać powszechnie znaną w zarządzaniu metodę S.M.A.R.T., czyli doprecyzować działania, które się chce osiągnąć poprzez udział w targach. I tak nawiązanie kontaktów handlowych to sformułowanie zbyt ogólne. Jeśli firma rozważa udział w targach korzystając ze wspomnianej reguły cel powinien brzmieć następująco: w ciągu trzech dni przeprowadzonych zostanie 120 rozmów wstępnych z potencjalnymi klientami (po spotkaniach pozostaną wypełnione karty informacyjne oraz zebrane wizytówki), co będzie stanowiło wzrost o 20% w stosunku do poprzedniej edycji tego wydarzenia. Jeśli wystawca zakłada realny plan, zwiększa to jego szanse na odniesienie sukcesu podczas targów. Niestety w praktyce wygląda to zgoła inaczej. Wśród wielu wystawców panuje przekonanie, że udział w imprezach targowych nie wymaga przygotowania żadnego planu, ani strategii marketingowej. Takie podejście przyczynia się do popełniania wielu błędów i nie pozwala na wykorzystanie potencjału, jaki tkwi we współczesnych targach. Dlatego gorąco zachęcam do przygotowanie precyzyjnej listy celów, jakie firma chce zrealizować. Oto kilka przykładów celów szczegółowych – odwiedziny stoisko przez xxx stałych klientów; nawiązanie kontaktu z xxx potencjalnymi klientami; ukazanie się nazwy firmy w xxx artykułach; przeprowadzenie rozmów z xxx dziennikarzami; podpisanie xxx umów sprzedaży, zebranie xxx opinii na temat współpracy; wzięcie udziału w xxx konkursach przygotowanych przez organizatora; zebranie xxx materiałów firm konkurencyjnych.
NAJWAŻNIEJSZE CELE UDZIAŁU W TARGACH WEDŁUG OPINII WYSTAWCÓW:
- zademonstrowanie obecności firmy na rynku – 83,20 %
- wprowadzenie na rynek nowych produktów – 79,20 %
- podtrzymywanie kontaktów z dotychczasowymi klientami – 77,80 %
- pozyskanie nowych klientów – 77,60 %
- wymiana i pozyskanie informacji – 77,60%
- kształtowanie wizerunku firmy – 76,20 %
- wzrost znajomości produktów – 75,20
- rozpoznanie życzeń klientów – 70,00 %
- zawieranie umów sprzedaży – 63,80 %
- wpływ na decyzje klientów – 62,60 %.
Źródło: R. Janowicz, Targi – narzędzie marketingu przyszłości, Targi w Polsce 2001, raport Polskiej Korporacji Targowej.
Lokalizacja ma znaczenie
Na przestrzeni ostatnich kilku lat Polska zanotowała największy wzrost podaży centrów targowych. Nowo powstałe obiekty spełniają coraz wyższe standardy pod względem infrastruktury, a ich architektura zachwyca nowoczesnością.
Praktycznie każde większe miasto posiada co najmniej kilka obiektów pozwalających na zorganizowanie konferencji, wystaw, sympozjów czy imprez wystawienniczych. A przynajmniej jeden z nich umożliwia organizację wydarzeń targowych na większą skalę.
NAJNOWSZE OBIEKTY TARGOWE W POLSCE
| Nazwa obiektu | Data powstania | Powierzchnia hali | Liczba miejsc parkingowych |
| Expo-Mazury – Ostróda | 2012 | 40 798 m kw. | 1 534 |
| AMBEREXPO Centrum Wystawienniczo-Kongresowe Międzynarodowych Targów Gdańskich | 2012 | 12 000 m kw. | 430 |
| Bydgoskie Centrum Targowo-Wystawiennicze | 2015 | 10 900 m kw. | 650 |
| Międzynarodowe Centrum Targowo-Kongresowe EXPO Kraków | 2015 | 9 000 m kw. | 700 |
| Międzynarodowe Centrum Kongresowe – Katowice | 2015 | 8 100 m kw. | |
| Expo-Łódź | 2012 | 5 700 m kw. | 200 |
Do najważniejszych cech nowoczesnych hal wystawienniczych należą: system mobilnych ścian umożliwiający dowolne dzielenie powierzchni, brak barier architektonicznych, kanały techniczne z mediami czy bramy towarowe pozwalające na wjazd i rozładunek eksponatów bezpośrednio w obiekcie. Istotna jest również wysokość budynku i konstrukcja sufitu pozwalająca na podwieszenie elementów zabudowy. Zachowanie odpowiednich proporcji hali pozwala na stworzenie przestrzeni, w której zarówno wystawcy, jak i zwiedzający czują się komfortowo. Standardem stają się także czarne ściany centrów wystawienniczych, które nadają nowoczesności i sprawiają, że stoiska są lepiej wyeksponowane.
Jednym z kluczowych elementów infrastruktury jest parking, który powinien być zlokalizowany zaraz przy hali i dysponować miejscami zarówno dla wystawców, jak i zwiedzających. Niestety dostępność miejsc parkingowych w niektórych obiektach targowych, jest zbyt mała, co stanowi duży problem dla uczestników targów. Szczególnie dla Wystawców, którzy muszę przygotować stoisko i rozładować towar.
Wybierając wydarzenie targowe, podczas którego firma chce zaprezentować swoją ofertę, trzeba wziąć pod uwagę nie tylko miasto, ale również umiejscowienie terenów targowych. Niektóre ograniczenia, jak trudny dojazd czy brak miejsc parkingowych, zniechęcają potencjalnych klientów do odwiedzenia wydarzenia.
Lokalizacja stoiska na targach
Lokalizacja stoiska ma bardzo istotny wpływ na efektywność i skuteczność udziału w targach. Dlatego wybór miejsca powinien być jednym z ważniejszych zagadnień przy planowaniu wystąpienia targowego. Im wcześniej wystawca zgłosi swój akces, tym ma większą szansę na dobrą lokalizację, a także na uwzględnienie jego preferencji. Przy rozważania kwestii ulokowania stoiska, należy wziąć pod uwagę, w której hali, w jakim miejscu i z kim będzie ono sąsiadować, ponieważ ma to duży wpływ na liczbę osób, które je odwiedzą.
Najbardziej optymalną lokalizacją jest stoisko w sąsiedztwie liderów rynku, a także największych konkurentów. W ten sposób zwiedzający odnosi wrażenie, że firma zalicza się do elitarnego grona i nie boi się konkurencji. Bliskość firm o podobnym profiluz pewnością przyciągnie tych samych klientów. Z drugiej strony, rozmowy z potencjalnym kontrahentem w sąsiedztwie konkurenta nie zawsze będą komfortowym rozwiązaniem. Klienci też mogą poczuć się zakłopotani, odwiedzając jednocześnie ekspozycję konkurencji.
Na lokalizację ekspozycji ma wpływ również infrastruktura hali. Należy unikać miejsc schowanych w rogach czy na piętrach hal, w sąsiedztwie instalacji klimatyzacyjnych oraz technicznych. Wybierając lokalizację stoiska warto wziąć również pod uwagę takie kwestie, jak: odległość od restauracji, centrum prasowego, sanitariatów czy sal konferencyjnych.
W opinii wystawców najbardziej atrakcyjnym miejscem są powierzchnie w głównych ciągach komunikacyjnych oraz na ich zbiegu. Stoiska usytuowane na wprost głównych według wystawców są najbardziej prestiżowe i świadczą o znaczącej pozycji na rynku. Idealnym rozwiązaniem jest połączenie tych dwóch opcji, jednak na to mogą pozwolić sobie tylko liderzy branży, którzy zamówili duże powierzchnie. Stoiska znajdujące się przy ścianach hali daleko od głównych wejść mogą cieszyć się mniejszym zainteresowaniem odwiedzających niż te umieszczone na środku.
Typy stoisk
Najczęściej występującą konfiguracją na polskich imprezach wystawienniczych jest stoisko SZEREGOWE, które jest otwarte tylko z jednej strony na ciąg komunikacyjny, przez co możliwość prezentowania oferty jest ograniczona. Taki układ zapewnia jednak dyskrecję ekspozycji i rozmów. Kolejną formą lokalizacji stoiska jest usytuowanie NAROŻNE, oferujące dwa boki otwarte. Taka konfiguracja, w porównaniu z szeregowym, daje większe możliwości aranżacyjne oraz z większą siłą przyciąga klientów. Jest to najczęściej wybierany układ przez wystawców. Trzecia możliwość to stoisko FRONTOWE, otwarte z trzech stron na klienta. Taki układ odznacza się przede wszystkim otwarciem konstrukcji i łatwym dostępem do ekspozycji, a także stwarza bardzo dobre warunki do prezentacji towaru. Układ WYSPOWY umożliwia odwiedzającym dotarcie do stoiska z każdego kierunku i wszystkich ciągów komunikacyjnych. To rozwiązanie bardzo pożądane ze względu na nieograniczone możliwości ekspozycyjne, a także nieograniczony dostęp dla gości targowych.
W przypadku, gdy pozostało niewiele wolnych stoisk, a żadne zmiany lokalizacyjne nie są możliwe, ratunkiem może być profesjonalna zabudowa, która stanie się magnesem przyciągającym na stoisko i personel otwarty na klienta.
Dobra rada: nie warto odkładać rezerwacji na ostatnią chwilę, najlepsze miejsca sprzedają się w pierwszej kolejności. Jeśli masz wątpliwości, które stoisko na planie hali wybrać, zadzwoń do organizatora, na pewno pomoże Ci wybrać najlepsze dostępne miejsce.
Edyta Winiarska